Factura rectificativa y factura de abono: cuándo usar cada una

¿Factura rectificativa o factura de abono? ¿Cuándo debes usar cada una? Esta es una pregunta habitual que se hacen aquellos empresarios y autónomos que emiten facturas constantemente en su negocio, pero que no tienen todavía muy claras cuáles son las principales diferencias entre una y otra.

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Por eso, en este artículo vamos a explicarte detalladamente qué características tiene cada tipo de factura y cómo distinguirlas para que puedas utilizar la más adecuada para tu empresa.

Qué es y cuándo se utiliza la factura rectificativa

No es la primera vez que te hemos hablado sobre las ventajas de utilizar la factura rectificativa en tu negocio. El principal beneficio de este tipo de factura es que puedes solicitar la devolución del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que te corresponda. De esta manera, evitarás posibles multas de Hacienda.

Como su propio nombre indica, la factura rectificativa consiste en rectificar errores, hacer modificaciones o ampliaciones con respecto a la aplicación del IVA en las operaciones que realices en tu empresa. Y es que, como sucede en numerosas ocasiones, el empresario o autónomo puede equivocarse.

Sobre todo, los errores suelen ser frecuentes si tienes que calcular el IVA de una montaña de facturas en tu oficina. Por eso es tan importante que sepas cómo corregir a tiempo cualquier fallo y olvidarte de tener que rendir cuentas a la Agencia Tributaria.

En el año 2013, se aprobó el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, tal como se recoge en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Aquí se incluyen las facturas rectificativas.

A continuación, te contamos cuáles son elementos que debes incluir en tu factura rectificativa para no cometer errores:

• Producto o servicio que se está comercializando.
• Numeración de la factura rectificativa diferente a la factura principal.
• Número y fecha de la factura original rectificada para que sea posible conocer con exactitud el objeto de la rectificación.
• Base imponible y tipos impositivos: IVA y/o IRPF.
• Información fiscal, tanto del emisor como del receptor: denominación social completa, NIF y domicilio social.

Una vez aclarado el concepto de factura rectificativa, estos son los tipos que existen y cuál aplicar a tu negocio, según cuál sea el objetivo de esta:

Para corregir errores formales

Cuando hablamos de errores formales, nos referimos a fallos en la numeración de la factura, en los datos del emisor y/o del destinatario de la factura, así como errores en el concepto o en su fecha de emisión.

En estos casos, lo que debes hacer como empresario o autónomo es utilizar una nueva factura que sustituya la factura original, pero esta vez con los datos ya corregidos.

Para corregir errores materiales

Los errores materiales son aquellos en los que hay fallos de cálculo, por lo que afectan directamente al resultado numérico final que aparece en la factura rectificativa. Por ejemplo, puede ser que haya errores en el IVA, en la base imponible o en los descuentos que se hayan aplicado.

En este caso, deberás emitir una factura rectificativa sustitutiva que sustituya a la anteriormente emitida o bien crear una factura rectificativa por diferencias, que únicamente aplique una suma o una resta sobre la misma. Aquí, la factura rectificativa puede ser positiva o negativa.

En definitiva, las facturas rectificativas anulan por completo cualquier factura original, por lo que aquellas que presenten errores ya no deberían ser abonadas pese a que sigan teniendo validez y haya que declararlas igualmente en el momento de liquidar el IVA.

Para qué sirve la factura de abono

Ahora que ya sabes todo sobre la factura rectificativa, puede que te preguntes: ¿en qué se diferencia de la factura de abono? Lo primero que debes saber sobre las facturas de abono es que estas ya existían antes de crearse las facturas rectificativas y se usaban para corregir datos erróneos.

En cambio, las facturas de abono anteriormente no utilizaban un numeración distinta a la factura original o principal, por lo que debían enumerarse igual que cualquier otra factura.

No obstante, lo que sí distingue a una factura de abono de una rectificativa es que la de abono solamente se utiliza para manejar importes negativos. Eso sí, desde 2013 hay que tener en cuenta que las facturas de abono son un caso excepcional de factura rectificativa y ya deben numerarse de forma distinta a la original.

Estos son los casos en los que debes usar la factura de abono:

• Recuperar el IVA de facturas impagadas o que aún no han sido cobradas.
• Errores o cambios en el precio o base imponible, en el IVA y/o IRPF o en el resultado final de la factura.
• Hacer devoluciones totales o parciales de un pedido.

De este modo, la factura de abono servirá para anular la factura emitida anteriormente. Además, como te decíamos antes, el importe debe tener signo negativo para diferenciarse de la factura rectificativa e incluir los siguientes datos:

• Nombre o razón social del empresario o autónomo. Junto a él, también se suele añadir el NIF y la dirección fiscal, incluso datos de contacto, como puede ser un número de teléfono.
• Nombre o razón social del cliente al que va dirigida la factura de abono, además de su dirección y su NIF. Esto debe quedar también muy claro, para que conste que se trata de una factura de abono y no una factura rectificativa.

Diferencias entre factura rectificativa y factura de abono

Si todavía no sabes cuándo usar una factura rectificativa y cuándo utilizar una factura de abono, sigue leyendo. Estas son algunas de las situaciones en las que te aconsejamos crear una factura rectificativa y una de abono, aunque hay ocasiones en las que podrías usar ambas indistintamente:

En conclusión, tanto las facturas rectificativas como las facturas de abono son fundamentales para corregir errores al declarar la facturación de tu negocio a Hacienda.

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