Cómo corregir errores en tu factura electrónica, paso a paso

Cometer errores en la emisión de facturas es algo muy habitual, y si es electrónica más. Si eres autónomo o gestionas una pyme, seguro que te ha ocurrido alguna vez. No pasa nada grave, pero es importante saber los pasos para corregirlos.

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Cuando te das cuenta, ya has enviado la factura a tu cliente. ¿Cómo lo solucionas? En los últimos años, casi todos los negocios han aprendido cómo hacer una factura electrónica y realizan todas sus facturas a través de un software de facturación.

Aunque parezca más complicado, la corrección de fallos y erratas en una factura electrónica es tan simple como lo ha sido siempre. A continuación, te explicamos cómo emitir una factura rectificativa, paso a paso.

Factura electrónica: qué es y para qué sirve

La factura electrónica es un equivalente de la factura en papel. Tiene la misma validez y la única diferencia reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos.

En concreto, la factura electrónica se define legalmente como aquella factura que se ajusta a lo establecido y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Desde enero de 2015 su uso es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública, lo que ha contribuido a extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad.

A ello, se ha unido nueva legislación, en concreto la Ley 18/2022, conocida como la Ley Crea y Crece, que ha determinado como obligatoria la factura electrónica en todas las operaciones entre autónomos y empresas.

Para hacer tu factura electrónica, debes saber que los formatos más habituales son PDF y XML y debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro.

La factura electrónica tiene numerosas ventajas. Entre ellas, el ahorro de costes en papel y tinta, así como el ahorro de tiempo, mejora la eficiencia, mayor seguridad, mayor agilidad en las transacciones, etc.

Sin embargo, en el caso de la factura electrónica, ¿cómo se corrigen los errores? Aunque parezca más difícil, la subsanación de errores en una factura electrónica se realiza de la misma manera que en una factura de papel que ya haya sido emitida y enviada a su destinatario, especialmente si este ya la ha declarado.

Corregir errores en tu factura electrónica: ¿se puede?

En una factura electrónica se pueden corregir errores al igual que lo haríamos en una factura en papel, una vez emitida y declarada. Es decir, la única diferencia fundamental a la hora de corregir errores entre una factura electrónica y una en papel es la agilidad de emisión de la primera.

Si realizas la factura a través de un programa informático de facturación, este te permite emitirla y enviarla de manera instantánea, lo que deja un margen muy estrecho, incluso nulo, para correcciones.

Pero lo mismo ocurriría con una factura en papel una vez enviada al cliente, especialmente si la factura ha sido emitida en un trimestre anterior y ya se ha producido la declaración del IVA e IRPF trimestral a Hacienda.

En estos casos, la manera de corregir el error es sencilla: hay que emitir una factura rectificativa.

Factura rectificativa y nota de crédito

Una vez que has cometido un error en una factura electrónica, la primera reacción puede ser eliminar esa factura para hacerla correctamente. Sin embargo, la legislación fiscal española prohíbe eliminar facturas para luchar contra el fraude.

No obstante, sí permite corregir y mejorar una factura emitida con algún dato equivocado u omitido, a través de dos fórmulas: la emisión de una segunda factura, conocida como factura rectificativa, o la realización de una nota de crédito.

La factura rectificativa es una nueva factura emitida con un número de serie propio y que permite anular (que no eliminar) una factura del trimestre anterior (y, por lo tanto, cuyo IVA ya ha sido liquidado).

La nota de crédito, o factura de abono, por su parte, es también una nueva factura emitida por parte del profesional que permite corregir una factura ya emitida incluyendo los importes de la factura original con un signo negativo.

Cómo corregir errores de tu factura electrónica, paso a paso

Las empresas que cuentan con un programa de facturación electrónica pueden anular facturas de forma sencilla a través del programa.

En caso de que el error cometido sea en una factura de un trimestre anterior, solo puedes hacer una factura rectificativa para anularla, lo que te permitirá recuperar el IVA que ya has pagado. Para ello, sigue estos pasos:

1. Debes crear una nueva factura en el programa, con el mismo contenido que una factura ordinaria y con su número correspondiente.
2. Asegúrate de que la factura deja claro en un lugar destacado su naturaleza de “rectificativa”. Se puede incluir las siglas RECT, a lo que se añadiría en número de factura, lo que permitirá mantener una numeración diferenciada con respecto a las facturas ordinarias.
3. Incluye el tipo impositivo y las cuotas, pero no el IVA.
4. Incluye los datos que identifican la factura anterior rectificada (número, fecha, etc.).
5. Debes explicar también el motivo por el que se modifica.
6. Por último, indica el importe de la modificación (sea positivo o negativo).

En el caso de una factura rectificativa, tienes hasta cuatro años para darte cuenta del error y emitirla desde la fecha de emisión de la factura errónea.

En el caso de una nota de crédito, los plazos son diferentes. La nota de crédito está concebida para rectificar facturas de una manera más inmediata y siempre dentro del trimestre en curso.

Así que, si has cometido un error en una factura fechada en el mismo trimestre de facturación debes seguir estos pasos:

1. Crea una nueva factura y aclara que se trata de una “nota de crédito”.
2. Debe seguir la numeración ordinaria que ya está empleando la empresa, pero asígnale un número asociado o una nueva serie para este tipo de facturas.
3. Haz referencia a la factura original anulada.
4. Refleja los importes de la factura original en negativo.
5. Envía a tu cliente la nota de crédito.
6. Conserva la factura anulada o modificada por si Hacienda te la pide.

Se trata de facturas que solo podrán aplicarse a facturas emitidas en el mismo trimestre (cuando el IVA no haya sido declarado) e incluirá los mismos importes que la factura original, pero con el signo negativo.

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