Datos NIF y VAT: qué son y diferencias para las empresas

Tanto el CIF o NIF (Número de Identificación Fiscal) como el VAT (Value Added Tax) son referencias que identifican a una empresa que realiza su actividad económica en un territorio, España y la Unión Europea, respectivamente.

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Sin embargo, el CIF y el VAT son dos identificadores diferentes que responden a dos necesidades distintas con dos ámbitos de aplicación. Todas las empresas españolas están obligadas a tener un NIF para operar, sin embargo, el VAT no es un número obligatorio ni que se obtenga de manera automática.

A nivel nacional, la empresa tendrá que responder ante el Impuesto de Sociedades, el IVA y otros tributos. ¿Qué ocurre en el caso de que la empresa quiera vender fuera de las fronteras españolas y dentro del territorio de la Unión Europea?

Precisamente, en este caso tendrá que solicitar el número VAT para el pago y control del Impuesto de Valor Añadido o Value Added Tax. En este artículo vamos a explicarte por qué el NIF y el VAT son importantes y dónde solicitar el VAT en caso de que vayas a operar en otro país de la UE.

Qué es el CIF o NIF y para qué sirve

Cuando una empresa opera en un territorio, tiene que hacer frente a una serie de obligaciones fiscales. Ese es principalmente el propósito del NIF y el VAT. El NIF permite identificar la empresa ante Hacienda o cualquier otro organismo competente de la Administración.

El CIF es el Código de Identificación Fiscal que solía usarse en España para la identificación de empresas y personas jurídicas ante la Agencia Tributaria.

Sin embargo, esta denominación ya no existe en España, concretamente desde el año 2008, año en el que se introdujo una reforma a través del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio.

El CIF desde entonces se ha sustituido por el NIF. ¿Y qué es el NIF? Se aplica a personas físicas y jurídicas y es este término el que debes utilizar en las facturas y otros documentos para individualizar sus actos fiscales frente a Hacienda.

Todas las empresas tienen asociado un NIF, de manera que la Agencia Tributaria identifica a cada contribuyente, sea cual sea su naturaleza e independientemente de los impuestos a los que tenga que enfrentarse.

El NIF de una empresa contiene 9 caracteres: una letra, 7 números, y un último dígito de control. La letra está asociada a la forma jurídica de la empresa, de manera que con el NIF ya se puede obtener mucha información de la compañía.

Concretamente, si el NIF de una empresa empieza por la letra A, estaremos ante una sociedad anónima, si empieza por la B, estamos ante sociedades de responsabilidad limitada, por la C, sociedades colectivas, por la D, sociedades comanditarias.

Del mismo modo, por la E son las comunidades de bienes y demás entidades sin personalidad jurídica no incluidas expresamente en otras letras, por la F hablamos de sociedades cooperativas y por la G de asociaciones.

Por otro lado, las dos primeras cifras de los 7 dígitos siguientes, lo que hacen es indicarnos la provincia de localización de la compañía, empresa, autónomo o persona física, seguidos de otros 5 números que se ponen según la inscripción en el registro provincial.

Qué es el VAT y en qué se diferencia del CIF / NIF

El VAT es el acrónimo de Value Added Tax, es decir, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y se trata de una identificación para todas aquellas empresas que desarrollen su actividad dentro de la Unión Europea.

El VAT es el número de identificación fiscal necesario a la hora de hacer operaciones intracomunitarias sujetas al IVA y es un número exclusivo identificativo para todas aquellas empresas que quieran realizar operaciones comerciales (comprar o vender productos o servicios) en el territorio de la UE.

Así, en caso de que tu empresa tenga clientes o proveedores en otros países de la Unión Europea y los productos o servicios están sujetos al IVA, debes contar con un número VAT.

Este VAT sirve para identificar a los sujetos de estas operaciones, tanto a proveedores como a clientes, y facilitar la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido a nivel comunitario.

El identificador fiscal necesario para la tributación por IVA para las empresas que operan entre los estados miembros y sólo lo pueden solicitar las empresas que vayan a interactuar comercialmente con otras organizaciones de la Unión Europea no españolas.

Cómo conseguir el VAT para tu empresa, paso a paso

Las empresas o autónomos españoles, por el mero hecho de estar dados de alta, no tienen VAT. Este número hay que solicitarlo a la Agencia Tributaria y es independiente del NIF de cada empresa.

Para obtener el identificador VAT, lo que debes solicitar es el NOI (Número de Operador Intracomunitario) que se obtiene al incluirse el alta del empresario en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) mediante la presentación de la declaración censal, del modelo 036.

Una vez que has realizado el trámite, si la Agencia Tributaria considera probada la necesidad de incluirte en el Registro de Operadores Intracomunitarios, se emitirá la correspondiente resolución de inclusión en el mismo y se publicará en el VIES.

El VIES es el Sistema de intercambio de información sobre el IVA, por sus siglas en inglés y es un motor de búsqueda perteneciente a la Comisión Europea, que permite extraer datos de las bases de datos nacionales del IVA.

En el caso de que exista algún motivo por el que la Agencia Tributaria no considere probada la necesidad del número VAT, emitirá una propuesta de resolución del expediente de solicitud de inclusión en el ROI en la que se motiva la denegación. Resolución sobre la que se podrán hacer alegaciones.

En caso de que vayas a realizar alguna transacción comercial en otro país, el número VAT te permitirá expedir facturas sin incluir IVA en las mismas por estar dirigidas a otros empresarios dentro de la UE.

Del mismo modo, también nos emitirán la factura sin IVA, aunque deberemos autorepercutirnos el IVA en nuestra declaración trimestral. Así, si tu empresa vende bienes a otra de otro país de la UE, no tiene que facturar el IVA, siempre y cuando su cliente posea un número de IVA válido en la UE.

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