Tanto para una empresa como para un autónomo profesional, la elaboración de facturas es uno de los aspectos más complejos en lo referente a la contabilidad de una empresa y también por motivos fiscales una vez que hay que declararlas.

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En cada operación comercial, así como dependiendo de la persona jurídica que adopte tanto receptor como emisor, los valores incluidos en cada factura pueden variar. Sin embargo, los elementos a nivel conceptual son siempre los mismos.

En este artículo te explicamos toda la información que debe incluir una factura, independientemente de si es una factura ordinaria o una factura electrónica, ya que el medio por el que se envíe o archive, no influye en estos datos y ambas son válidas si incluyen toda la información correctamente.

Datos de identificación de la factura

Hay dos datos de identificación de la factura básicos. El primero de ellos es el número de serie y, curiosamente, simboliza algunos de los mayores errores en cuanto a facturación.

El número de serie de las facturas debe ser correlativo, solo en casos excepcionales (cancelación, rectificación), puede actuarse sobre ellos y, aún así, debe mantenerse la secuencia numérica de todas las facturas.

No debe haber números de serie repetidos, ni tampoco pueden saltarse varios entre sí. Solo cuando se termina un año fiscal es posible comenzar las facturas desde cero.

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Los números de serie son la parte más simple de la factura y donde más errores se cometen. Clic para tuitear

El otro dato identificativo es el correspondiente a la fecha de expedición. Simboliza la fecha en la que se ha creado y (en teoría) se ha emitido. Es importante en el sentido de que algunos pagos están vinculados a un periodo que parte desde la fecha de expedición de la factura.

Datos fiscales de emisor y receptor

Sin una correcta identificación de los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor, la factura puede considerarse nula.

Los datos que debemos incluir en la misma son los siguientes:

  • Nombre de la empresa o nombre y apellidos del autónomo profesional.
  • CIF o NIF de la empresa, que en el caso de autónomo coincide con su DNI o documento identificativo personal.
  • Domicilio en el que se encuentra la empresa o el negocio, que además puede ser una dirección personal, sobre todo en el caso de los trabajadores por cuenta propia. Hay que tener en cuenta que algunas deducciones fiscales van ligadas a esta dirección, por lo que es un dato importante.
  • Denominación social en el que está registrada la empresa.

Información relacionada con el trabajo o producto facturado

A la hora de describir el trabajo o el producto que se ha vendido y debe facturarse, tenemos un apartado denominado Concepto, en el que podemos volcar la información adecuada.

Es importante una correcta descripción del trabajo con el fin de que no haya confusión, tanto para la empresa o autónomo, como para el cliente y para la Agencia Tributaria.

Junto al concepto, debemos poner el importe, que es básicamente el precio sin impuestos al que se vende el servicio o producto.

Junto a ese importe, se debe identificar todos los impuestos, tanto los directos como el IVA, como también otras retenciones, como el IRPF. Debemos indicar el porcentaje que representan respecto al importe y la cantidad que se les asigna.

El último dato a incluir es el precio total del producto o servicio, teniendo en cuenta impuestos y retenciones. Al fin y al cabo, será lo que el cliente tendrá que pagar por unidad.

No te olvides de añadir: descripción, importe con y sin impuestos, precio total y forma de pago

En caso de que haya más de un producto o servicio, se deben enumerar cada uno de ellos en la misma factura, si corresponde, de manera que al final del todo se indicará el total de importes, retenciones, impuestos y, por descontado, lo que tendrá que abonarse para considerar la factura pagada.

Antes de enviar la factura, debemos también indicar la forma de pago, que suele negociarse con el cliente. Esto dependerá de las opciones ofrecidas por el emisor de la factura y en el periodo que haya estipulado oportuno.

1 Comentario

  1. La contabilidad es uno de los temas que me resulta más complejo en la gestión de mi empresa. Muchas gracias por los consejos.

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