Descubre qué es la gestión de proyectos para poder aplicarla desde ya a tu compañía. Hay diferentes metodologías de trabajo que te ayudarán a mejorar la eficiencia de tu proyecto empresarial. Hay todo un marco teórico y práctico al respecto.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos o project management es el conjunto de metodologías que se aplican para planificar y dirigir los diferentes procesos de un proyecto. Recoge una serie de perspectivas teóricas y prácticas encaminadas a administrar, diseñar y orientar los esfuerzos dentro de un proyecto empresarial de principio a fin.

Estos métodos sirven para cualquier proyecto, del tamaño o la complejidad que sea, y se pueden implementar en cualquier departamento de la compañía. Además, están siempre orientados a la consecución de los objetivos de una organización.

La gestión de proyectos, por tanto, tiene tres finalidades:

  1. Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto.
  2. Controlar y resolver los problemas que pueden presentarse a lo largo del proyecto.
  3. Facilitar la finalización y aprobación de dicho proyecto.

Fases de la gestión de proyectos

El Project Management Institute establece cinco etapas en la gestión de proyectos:

1. Estudio de viabilidad

Sirve para determinar si el proyecto generará beneficios a la empresa. Hay herramientas de gestión de proyectos online que te permiten registrar el proyecto, analizar la metodología y departamentos involucrados, ver los riesgos potenciales de su puesta en marcha e incluso conocer el coste total del mismo. Si resulta positivo, se podrá pasar a la segunda fase.

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2. Planificación del trabajo

Hay que detallar todas las tareas previstas para la realización del proyecto, así como los recursos necesarios para llevarlo a cabo.

3. Ejecución del proyecto

En esta fase se materializan todas las ideas y planes con las técnicas y recursos previstos en las fases anteriores. Se gestionan el trabajo, las tareas, las entregas y las correcciones necesarias.

4. Seguimiento y control del trabajo

Es necesario ir comprobando que todas las partes implicadas en el proyecto están cumpliendo con cada labor y objetivo planteados. Es importante realizar informes sobre incidencias a lo largo del proyecto.

5. Cierre del proyecto

Una vez finalizado el proyecto, se deben evaluar y verificar los objetivos, ver si se ha cumplido con las expectativas y que el plan inicial se ha llevado a cabo satisfactoriamente. Todo debe estar perfectamente documentado para saber qué fallos hubo a lo largo del proceso, cómo se realizaron las correcciones o si los resultados estimados coinciden con los reales.

Ejemplos de gestión de proyectos

Para poner en marcha un proyecto no existe una única manera de hacerlo. Dentro de las diferentes metodologías que existen, se establecen distintas categorías. Algunas de las más utilizadas son:

  • Metodología secuencial tradicional
  • PMI/PMBOK
  • Agile
  • De gestión de cambio
  • Basadas en el proceso
  • Otras metodologías

Dicen que los bebés no llegan con manual de instrucciones pero, por fortuna, para las empresas sí existe ese ‘manual’ para la dirección y gestión de proyectos. O, más bien, diferentes manuales, porque son diversos los ejemplos de gestión de proyectos que podemos aplicar a nuestra compañía. Veamos en qué consisten los más conocidos:

Metodología secuencial tradicional

Esta metodología se basa en etapas secuenciales en las que hay que terminar una fase para poder pasar a la siguiente. La ventaja es que permite un mejor control del proyecto. El inconveniente, que son proyectos muy estáticos y hay que volver a empezar de cero prácticamente cada vez que hay que realizar un cambio.

PMI/PMBOK

Esta metodología sigue las cinco fases de gestión de proyectos establecidas por el Project Management Institute de las que te hemos hablado en apartados anteriores.

Agile

Esta metodología, que ha servido de base para otras, valora unos elementos del proyecto por encima de otros: los trabajadores y las interacciones, la colaboración con el cliente o la capacidad de respuesta son algunos de esos elementos. Divide las tareas, fija plazos, establece prioridades y marca objetivos de alta calidad.

De gestión de cambio o change management

Esta metodología se centra en los cambios dentro del proyecto, planificando los riesgos y ofreciendo técnicas para poder finalizar el proyecto haciendo frente a esos cambios.

Basadas en el proceso

Es una metodología que enfoca el trabajo como un conjunto de procesos y hay diferentes ejemplos con esta idea:

  • Lean manufacturing: centrado en la simplificación y reducción de los desperdicios.
  • Six Sigma: basada en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso reduciendo los errores al máximo.
  • Lean Six Sigma: es una combinación de los dos anteriores.
  • Process-Based Project Management: tiene en cuenta el objetivo y los valores de la empresa.

Otras metodologías

Son otro tipo de metodologías que por sus características no se pueden englobar en ninguno de los grupos anteriores. Por ejemplo: PRINCE2 y PRISM.

  • PRINCE2: administra proyectos con un enfoque de planificación basado en productos.
  • PRISM: su objetivo es gestionar el cambio incorporando la sostenibilidad ambiental en sus procesos.

Aprender sobre la gestión de proyectos

La gestión de proyectos ayuda a optimizar el trabajo y los recursos en la empresa, mejora el trabajo en equipo y la comunicación, abarata costes y mejora la eficiencia. Por eso es importante estar preparados en este campo.

Para tener la formación adecuada, existen diferentes cursos de gestión de proyectos que te pueden resultar de mucha utilidad. Es más, seguro que encuentras algún curso de gestión de proyectos gratis online e incluso puedes consultar sobre la gestión de proyectos en libros especializados. Hay muchísima bibliografía útil sobre este aspecto dada la gran trascendencia que tiene para una compañía y la gran diversidad de metodologías que podemos encontrar en la actualidad, más aún con la constante actualización tecnológica de todos los sectores.

En cualquier centro de formación para emprendedores puedes encontrar las pautas necesarias para acudir al curso que mejor se adapte a tus necesidades y a tus posibilidades. Agradecerás poder contar con unos conocimientos de este tipo para la gestión de tu empresa. Además, los expertos en project management están cada vez más demandados en el mercado laboral. Por algo será…

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